Firmengründung und Beratungsdienstleistungen in den Niederlanden

Die Niederlande bieten verschiedene Rechtsformen für die Unternehmensgründung an: BV (Besloten Vennootschap): Die beliebteste Unternehmensform, vergleichbar mit der deutschen GmbH. Seit der Flex-BV-Reform 2012 beträgt das Mindestkapital nur noch €0,01. Die Haftung der Gesellschafter ist auf ihre Einlage beschränkt. Anteilsübertragungen sind eingeschränkt und erfordern eine notarielle Beurkundung. NV (Naamloze Vennootschap): Die Aktiengesellschaft mit einem Mindestkapital von €45.000. Anteile sind frei übertragbar und ein Börsengang ist möglich. Geeignet für größere Unternehmen. Erfordert einen Vorstand und in vielen Fällen einen Aufsichtsrat. VOF (Vennootschap onder Firma): Eine offene Handelsgesellschaft, gegründet von zwei oder mehr Partnern. Alle Partner haften gesamtschuldnerisch und unbeschränkt. Kein Mindestkapital erforderlich, aber KVK-Registrierung ist Pflicht. Eenmanszaak: Das Einzelunternehmen — die einfachste Unternehmensform. Keine notarielle Beurkundung erforderlich. Der Inhaber haftet unbeschränkt mit seinem Privatvermögen. CV (Commanditaire Vennootschap): Die Kommanditgesellschaft mit mindestens einem persönlich haftenden Gesellschafter (beherende vennoot) und einem oder mehreren Kommanditisten (commanditaire vennoten) mit beschränkter Haftung. Stichting: Die Stiftung, die auch gewerblich tätig sein kann, jedoch keine Gewinne an Gründer oder Vorstandsmitglieder ausschütten darf. Wird häufig für Holdingstrukturen und soziale Unternehmen genutzt.

Die Wahl des Firmennamens in den Niederlanden unterliegt dem Handelsnaamwet (Handelsnamensgesetz). Der Name darf nicht irreführend sein hinsichtlich Art und Umfang des Geschäfts. Bei einer BV muss der Zusatz „B.V." im offiziellen Namen enthalten sein. Der Name sollte sich von bestehenden Einträgen im KVK-Handelsregister unterscheiden. Die KVK prüft zwar auf mögliche Konflikte, die endgültige Verantwortung liegt jedoch bei den Gründern. Fremdsprachige Firmennamen sind zulässig.

Für die Gründung einer BV oder NV ist eine notarielle Gründungsurkunde (akte van oprichting) durch einen niederländischen Notar erforderlich. Diese Urkunde enthält die Satzung (statuten) des Unternehmens, die den Geschäftszweck, die Kapitalstruktur, Geschäftsführungsregeln und Gesellschafterrechte festlegt. Der Notar führt vor der Beurkundung eine Identitätsprüfung und Geldwäschekontrollen gemäß dem Wwft (Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung) durch. Zudem holt der Notar eine Unbedenklichkeitserklärung des Justizministeriums ein. Die Notarkosten liegen in der Regel zwischen €500 und €1.500.

Dank der Flex-BV-Gesetzgebung von 2012 beträgt das Mindestkapital für eine BV lediglich €0,01. Geschäftsführer sollten jedoch sicherstellen, dass das Unternehmen für seine geplanten Aktivitäten ausreichend kapitalisiert ist, da sie bei offensichtlicher Unterkapitalisierung persönlich haftbar gemacht werden können. Für die Eröffnung eines niederländischen Geschäftskontos werden der KVK-Registerauszug, Ausweisdokumente aller Geschäftsführer und UBOs (wirtschaftlich Berechtigte) sowie häufig ein Geschäftsplan benötigt. Zu den wichtigsten niederländischen Banken gehören ING, ABN AMRO, Rabobank und de Volksbank. Digitalbanken wie bunq bieten Geschäftskonten mit schnellerem Onboarding an. Für eine NV beträgt das Mindestkapital €45.000, wobei mindestens ein Fünftel bei der Gründung eingezahlt werden muss.

Alle in den Niederlanden tätigen Unternehmen müssen sich bei der KVK (Kamer van Koophandel — Handelskammer) registrieren lassen. Diese Registrierung trägt das Unternehmen in das Handelsregister ein. Der Registrierungsprozess: • Der Notar erstellt und beurkundet die Gründungsurkunde • Ein Termin bei der KVK wird vereinbart (online oder telefonisch) • Die Gründer erscheinen mit Ausweisdokumenten bei der KVK • Die Unternehmensdaten werden in das Handelsregister eingetragen • Eine KVK-Nummer und RSIN (Identifikationsnummer für juristische Personen) werden vergeben Die Registrierung wird in der Regel am selben Tag abgeschlossen und kostet etwa €75. Die KVK-Nummer muss auf allen Geschäftsbriefen, Rechnungen und der Unternehmenswebsite angegeben werden. Die KVK informiert automatisch die Belastingdienst (Steuerbehörde) über die Neueintragung.

Nach der KVK-Registrierung weist die Belastingdienst (niederländische Steuerbehörde) automatisch eine Steuernummer zu. Die Niederlande bieten ein wettbewerbsfähiges und transparentes Steuersystem: • Vennootschapsbelasting (Körperschaftsteuer): Ein Zwei-Stufen-System — 15% auf die ersten €200.000 des steuerpflichtigen Gewinns und 25,8% auf darüber hinausgehende Gewinne. • Dividendbelasting (Quellensteuer auf Dividenden): 15% auf Dividendenausschüttungen, mit Ermäßigungen nach EU-Richtlinien und bilateralen Doppelbesteuerungsabkommen. • Loonbelasting (Lohnsteuer): Arbeitgeber müssen die Einkommensteuer vom Gehalt der Arbeitnehmer einbehalten. Die Niederlande verfügen über ein umfangreiches Netz von über 100 Doppelbesteuerungsabkommen. Die Beteiligungsfreistellung (deelnemingsvrijstelling) ermöglicht es, qualifizierte Dividenden und Veräußerungsgewinne aus Tochtergesellschaften vollständig von der Körperschaftsteuer zu befreien.

Unternehmen, die in den Niederlanden Waren oder Dienstleistungen anbieten, müssen sich für die BTW (Belasting over de Toegevoegde Waarde — Umsatzsteuer) registrieren. BTW-Sätze: • Regelsatz: 21% (die meisten Waren und Dienstleistungen) • Ermäßigter Satz: 9% (Lebensmittel, Arzneimittel, Bücher, Hotelübernachtungen, kulturelle Veranstaltungen, Personenbeförderung) • Nullsatz: 0% (innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren) BTW-Erklärungen werden in der Regel vierteljährlich eingereicht, Unternehmen mit hohem Umsatz können monatlich melden. Unternehmen im innergemeinschaftlichen Handel müssen zusätzlich Intracommunautaire Prestaties (ICP) Meldungen abgeben. Die Kleinunternehmerregelung (kleineondernemersregeling) kann Unternehmen mit einer jährlichen BTW-Schuld unter €1.800 befreien.

Eine der attraktivsten steuerlichen Anreize der Niederlande ist die 30%-Regelung (30%-regeling), die darauf abzielt, hochqualifizierte internationale Arbeitskräfte anzuziehen. Im Rahmen dieser Regelung können Arbeitgeber bis zu 30% des Bruttogehalts als steuerfreie Zulage zahlen, um die extraterritorialen Kosten der Beschäftigung in den Niederlanden auszugleichen. Voraussetzungen: • Der Arbeitnehmer muss aus dem Ausland angeworben oder von einer ausländischen Gesellschaft versetzt worden sein • Der Arbeitnehmer muss in mindestens 16 der 24 Monate vor Beschäftigungsbeginn mehr als 150 km von der niederländischen Grenze entfernt gelebt haben • Der Arbeitnehmer muss über spezifische Fachkenntnisse verfügen, die auf dem niederländischen Arbeitsmarkt knapp sind • Ein Mindestgehalt muss erreicht werden (ca. €46.107 für 2024; €35.048 für Arbeitnehmer unter 30 mit niederländischem Masterabschluss oder gleichwertig) Die Regelung gilt für maximal 5 Jahre (Stand 2024). Während dieser Zeit kann der Arbeitnehmer auch den Status eines beschränkt Steuerpflichtigen für Box 2 und Box 3 Einkünfte wählen und einen ausländischen Führerschein ohne zusätzliche Prüfung gegen einen niederländischen umtauschen.

Die niederländische Innovation Box (Innovatiebox) bietet einen deutlich reduzierten effektiven Steuersatz von 9% auf qualifizierte Einkünfte aus innovativen Tätigkeiten, verglichen mit dem regulären Körperschaftsteuersatz von 25,8%. Voraussetzungen: • Das Unternehmen muss qualifiziertes geistiges Eigentum (IP) selbst entwickelt oder mitentwickelt haben • Ein WBSO-Zertifikat (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk — Gesetz zur Förderung von Forschung und Entwicklung) muss vorliegen • Qualifiziertes IP umfasst Patente, Software und Pflanzenzüchterrechte Die Innovation Box ist besonders vorteilhaft für Technologieunternehmen, Softwareentwickler und forschungsintensive Betriebe. In Kombination mit dem WBSO-Programm — das eine Ermäßigung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für F&E-Mitarbeiter gewährt — bieten die Niederlande eines der wettbewerbsfähigsten Umfelder für innovationsgetriebene Unternehmen in Europa. Unternehmen müssen qualifizierte und nicht qualifizierte Einkünfte getrennt erfassen. Der Vorteil wird nach dem „Nexus-Ansatz" gemäß den OECD-Richtlinien berechnet.

Das niederländische Arbeitsrecht bietet starken Arbeitnehmerschutz. Arbeitgeber müssen einen umfassenden regulatorischen Rahmen beachten: Arbeitsverträge: Schriftliche Verträge sind Pflicht. Sowohl befristete als auch unbefristete Verträge sind möglich. Nach der Kettenregelung (ketenregeling) werden drei aufeinanderfolgende befristete Verträge oder Verträge mit einer Gesamtdauer von mehr als 36 Monaten automatisch in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt. Mindestlohn: Die Niederlande legen einen gesetzlichen Mindestlohn (wettelijk minimumloon) fest, der halbjährlich angepasst wird. Ab 2024 wird er auf Stundenbasis für Arbeitnehmer ab 21 Jahren berechnet. Urlaubsansprüche: Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens das Vierfache ihrer wöchentlichen Arbeitszeit als Jahresurlaub (typischerweise 20 Tage bei Vollzeit). Bei Krankheit muss der Arbeitgeber bis zu zwei Jahre lang mindestens 70% des Gehalts weiterzahlen. UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen): Die niederländische Sozialversicherungsanstalt. Arbeitgeber zahlen Beiträge für: • WW (Werkloosheidswet — Arbeitslosenversicherung) • WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen — Erwerbsminderungsversicherung) • ZVW (Zorgverzekeringswet — Krankenversicherungsbeitrag) Kündigungsschutz: Die Kündigung eines Arbeitnehmers erfordert entweder die Genehmigung des UWV (bei betriebsbedingten Gründen oder Langzeitkrankheit) oder eine gerichtliche Genehmigung (kantonrechter) bei personenbedingten Gründen. Eine gesetzliche Übergangsentschädigung (transitievergoeding) ist bei jeder Kündigung fällig.

Alle niederländischen Unternehmen unterliegen gesetzlichen Buchführungs- und Berichtspflichten. BV und NV müssen eine doppelte Buchführung führen. Wesentliche Pflichten: • Erstellung des Jahresabschlusses (jaarrekening) mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang • Hinterlegung (deponering) des Jahresabschlusses bei der KVK innerhalb der gesetzlichen Frist • Körperschaftsteuererklärung (aangifte vennootschapsbelasting) • Vierteljährliche oder monatliche BTW-Erklärungen • Lohnsteuermeldungen (loonaangifte) Unternehmen werden nach Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl als Mikro-, Klein-, Mittel- oder Großunternehmen eingestuft. Kleine Unternehmen profitieren von vereinfachten Berichtspflichten und sind von der Pflichtprüfung befreit. Mittlere und große Unternehmen müssen ihre Abschlüsse von einem registrierten Wirtschaftsprüfer (registeraccountant) prüfen lassen. Der Jahresabschluss muss innerhalb von 5 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellt werden, mit einer möglichen Verlängerung um 5 Monate. Die Feststellung durch die Gesellschafterversammlung muss innerhalb von 2 Monaten danach erfolgen.

Die Niederlande gelten als das Logistik-Tor Europas, gestützt auf zwei erstklassige Infrastrukturzentren: Hafen von Rotterdam: Europas größter Seehafen und weltweit unter den Top 10, mit einem jährlichen Umschlag von über 450 Millionen Tonnen. Er dient als primärer Eintrittspunkt für Waren auf dem europäischen Kontinent, mit besonderer Stärke in Petrochemie, Containerschifffahrt und Energierohstoffen. Flughafen Schiphol: Einer der verkehrsreichsten Flughäfen Europas mit Direktverbindungen zu über 300 Destinationen weltweit. Als drittgrößter Frachtflughafen Europas ist er ein wichtiger Knotenpunkt für zeitkritische und hochwertige Sendungen. Infrastrukturstärken: • Eines der dichtesten und bestgepflegten Autobahnnetze Europas • Umfangreiches Binnenwasserstraßennetz über Rhein und Maas • Hochgeschwindigkeits-Bahnverbindungen (Thalys, Eurostar, ICE) • Führend bei digitaler Infrastruktur: AMS-IX ist einer der weltweit größten Internet-Austauschpunkte Diese Vorteile machen die Niederlande zum idealen Standort für E-Commerce-Fulfillment, europäische Distributionszentren und Supply-Chain-Management. Über 60% der europäischen Distributionszentren amerikanischer und asiatischer Unternehmen befinden sich in den Niederlanden.