Buchhaltung und steuerliche Compliance in Kanada

Die Bundessteuern verwaltet die Canada Revenue Agency (CRA), die kanadische Steuerbehörde. Sie erhebt Körperschaftsteuer, GST/HST und Lohnabzüge für den Bund in Ottawa und in den meisten Provinzen zugleich für die Provinz. Jedes Unternehmen wird über eine neunstellige Business Number (BN) identifiziert, die kanadische Unternehmensnummer. Die BN allein bewirkt nichts: Der Betrieb läuft über Programmkonten, die jeweils als BN zuzüglich eines zweistelligen Kennbuchstabenpaars und einer vierstelligen Referenznummer geschrieben werden. • RC – Körperschaftsteuer, für die T2-Erklärung • RT – GST/HST-Registrierung, Erklärungen und Abführung • RP – Lohnquellenabzüge und T4-Bescheinigungen • RM – Import/Export, zur Zollabfertigung über die CBSA Zwei Provinzen fallen aus dem Rahmen. Québec verwaltet seine Körperschaftsteuer selbst über Revenu Québec, die Steuerverwaltung der Provinz (Erklärung CO-17), und erhebt innerhalb der Provinz zusätzlich die GST neben der QST. Alberta zieht seine eigene Steuer über die Erklärung AT1 ein. Andernorts deckt eine einzige Bundeserklärung beide Ebenen ab. Erklärungen, Zahlungen und Steuerbescheide laufen über das CRA My Business Account.

Die kanadischen Rechnungslegungsstandards stehen im CPA Canada Handbook, und welcher Teil gilt, hängt von der Art des Unternehmens ab. • Teil I – IFRS ist zwingend für publicly accountable enterprises, also für öffentlich rechenschaftspflichtige Unternehmen: Gesellschaften, deren Wertpapiere öffentlich gehandelt werden, sowie Einheiten, die Vermögen treuhänderisch für Dritte halten, etwa Banken, Versicherer und Fonds. • Teil II – ASPE (Accounting Standards for Private Enterprises – die kanadischen Rechnungslegungsstandards für nicht kapitalmarktorientierte Unternehmen) steht jedem anderen privaten Unternehmen offen und wird von der ganz überwiegenden Mehrheit kanadischer Privatgesellschaften angewendet – ein vollwertiges Regelwerk, nur eben kürzer und in der Anwendung erheblich günstiger. • Ein privates Unternehmen darf freiwillig für IFRS optieren und tut dies häufig dann, wenn eine ausländische Muttergesellschaft nach IFRS konsolidiert. Die Bücher sind in Kanada aufzubewahren oder zumindest von Kanada aus elektronisch zugänglich zu halten, in englischer oder französischer Sprache, und zwar sechs Jahre ab dem Ende des Steuerjahres, auf das sie sich beziehen. Das Geschäftsjahresende wird mit der ersten T2-Erklärung frei gewählt; ein Steuerjahr darf 53 Wochen nicht überschreiten. Eine Prüfungspflicht besteht nicht automatisch. Eine nicht emittierende CBCA-Gesellschaft kann durch einstimmigen Gesellschafterbeschluss auf einen Abschlussprüfer verzichten, und Kreditgeber akzeptieren häufig eine prüferische Durchsicht (review engagement). Prüfungsleistungen darf nur ein zugelassener Chartered Professional Accountant (CPA), der kanadische Berufsträger in Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung, erbringen.

Eine kanadische Steuerlast ist immer die Summe zweier Zahlen. Bund. Der Grundsatz beträgt 38 %. Ein Bundesabschlag von 10 % (federal abatement) für in einer Provinz erwirtschaftete Einkünfte senkt ihn auf 28 %, und die allgemeine Satzermäßigung von 13 % (general rate reduction) führt zum allgemeinen Bundessatz von 15 % auf aktive Unternehmensgewinne außerhalb des Kleinunternehmerabzugs. Provinz. Jede Provinz legt ihren eigenen allgemeinen Satz obendrauf. Stand 2025 reichen diese von rund 8 % in Alberta bis 16 % auf Prince Edward Island, woraus sich kombinierte allgemeine Sätze von etwa 23 % bis 31 % ergeben – je nachdem, wo die Einkünfte erwirtschaftet werden. Wegen dieser Spanne nennt kein seriöser Berater einen einzigen kanadischen Körperschaftsteuersatz. Aufteilung. Eine Gesellschaft mit Betriebsstätten in mehreren Provinzen teilt ihr steuerpflichtiges Einkommen nach einer Zwei-Faktoren-Formel auf, die auf Bruttoumsatz sowie Löhnen und Gehältern beruht; jede Provinz wendet anschließend ihren eigenen Satz auf ihren Anteil an. Eine in Kanada gegründete Gesellschaft ist dort ansässig und mit ihrem Welteinkommen steuerpflichtig; eine gebietsfremde Gesellschaft wird mit der in Kanada ausgeübten Geschäftstätigkeit und mit taxable Canadian property, also steuerverstricktem kanadischem Vermögen, besteuert – vorbehaltlich des Schutzes durch ein Doppelbesteuerungsabkommen.

Dies ist der Punkt, der ausländische Investoren am häufigsten überrascht. Der small business deduction (SBD) – der Kleinunternehmerabzug – senkt den Bundessatz von 15 % auf 9 % für die ersten 500.000 CAD aktiver Unternehmensgewinne, das sogenannte *business limit*. Die Provinzen ergänzen ihren eigenen ermäßigten Satz, beginnend bei 0 % in Manitoba, sodass sich kombinierte Kleinunternehmersätze von rund 9 % bis 12 % ergeben – gegenüber einem kombinierten allgemeinen Satz von 23 % bis 31 %. Der SBD steht jedoch ausschließlich einer Canadian-Controlled Private Corporation (CCPC) zu – einer kanadisch beherrschten Privatgesellschaft, also einer in Kanada ansässigen, nicht börsennotierten Gesellschaft, die weder unmittelbar noch mittelbar und auf welchem Wege auch immer von Gebietsfremden, von börsennotierten Gesellschaften oder von einer Kombination aus beidem beherrscht wird. Die Folge ist unmissverständlich: Eine kanadische Tochtergesellschaft einer ausländischen Muttergesellschaft oder eine Gesellschaft, deren beherrschender Gesellschafter eine gebietsfremde natürliche Person ist, ist keine CCPC. Sie zahlt vom ersten Dollar an den vollen allgemeinen Satz. Treuhandkonstruktionen lösen das Problem nicht – der Test erfasst auch die faktische Beherrschung (de facto control). Vom CCPC-Status hängt außerdem die erhöhte erstattungsfähige SR&ED-Zulage von 35 % ab, also die Förderung von Forschung und Entwicklung. Selbst bei echten CCPCs schmilzt das business limit ab, sobald das steuerpflichtige Kapital 10 Mio. CAD oder die passiven Kapitalerträge 50.000 CAD übersteigen; verbundene Gesellschaften teilen sich zudem ein einziges Limit.

Jede in Kanada ansässige Gesellschaft reicht für jedes Steuerjahr eine T2-Körperschaftsteuererklärung ein – auch für ein Jahr ohne jede Aktivität und ohne zu zahlende Steuer. Eine Befreiung für ruhende Gesellschaften gibt es nicht. Auch eine gebietsfremde Gesellschaft, die in Kanada geschäftlich tätig war, reicht ein und fügt Schedule 91 bei, wenn ein Abkommen ihre Gewinne freistellt. Zwei verschiedene Termine – und sie zu verwechseln, ist teuer: 1. Abgabe – sechs Monate nach dem Geschäftsjahresende. Ein Geschäftsjahr zum 31. Dezember bedeutet Abgabe bis zum 30. Juni. 2. Zahlung – zwei Monate nach dem Jahresende, beziehungsweise drei Monate für eine CCPC, die den SBD in Anspruch nimmt. Eine ausländisch gehaltene Gesellschaft ist keine CCPC und hat daher nur das kürzere Zwei-Monats-Fenster. Zinsen laufen ab dem Zahlungstermin zum vorgeschriebenen Satz, werden täglich verzinst und sind nicht abzugsfähig. Der Verspätungszuschlag beträgt 5 % der offenen Steuer zuzüglich 1 % je vollem Monat des Rückstands, höchstens für zwölf Monate – und deutlich mehr im Wiederholungsfall. Vorauszahlungen erfolgen monatlich, für berechtigte kleine CCPCs vierteljährlich. Sie entfallen, wenn die gesamte zu zahlende Bundes- und Provinzsteuer im laufenden oder im vorangegangenen Jahr 3.000 CAD oder weniger beträgt. Die meisten Gesellschaften müssen elektronisch einreichen.

Kanada erhebt eine echte Mehrwertsteuer mit Vorsteuerabzug – der Satz hängt allerdings von der Provinz der Leistung ab. GST und HST. Die bundesweite GST beträgt 5 %. In den teilnehmenden Provinzen wird sie zu einer einzigen, von der CRA verwalteten Harmonised Sales Tax verschmolzen. Stand 2025: Ontario 13 %; New Brunswick, Neufundland und Labrador sowie Prince Edward Island 15 %; Nova Scotia 14 % nach der Senkung im April 2025. In Alberta und in den Territorien gilt allein die GST von 5 %. Eigenständige Regime der Provinzen treten neben die GST und sind nicht erstattungsfähig – also echte Kosten und kein durchlaufender Posten: • British Columbia – PST in Höhe von 7 % • Saskatchewan – PST in Höhe von 6 % • Manitoba – RST in Höhe von 7 % • Québec – QST in Höhe von 9,975 %, verwaltet von Revenu Québec Registrierungspflicht entsteht, sobald die steuerbaren Umsätze über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale 30.000 CAD übersteigen. Eine freiwillige Registrierung unterhalb dieser Schwelle lohnt sich meist, denn nur wer registriert ist, macht input tax credits (ITCs) – den Vorsteuerabzug auf die auf Eingangsleistungen gezahlte GST/HST – geltend. Der Abgaberhythmus richtet sich nach dem Umsatz: jährlich bis 1,5 Mio. CAD, vierteljährlich bis 6 Mio. CAD, darüber monatlich. Welcher Satz bei interprovinziellen Umsätzen zu berechnen ist, entscheiden die Leistungsortregeln (place-of-supply rules).

Wer einstellt, eröffnet ein RP-Programmkonto und behält bereits ab dem ersten Lohnlauf ein. Von jeder Gehaltsabrechnung gehen ab: • Lohnsteuer des Bundes und der Provinz, bemessen nach den bei der Einstellung ausgefüllten TD1-Formularen • Canada Pension Plan (CPP) – die kanadische Rentenversicherung: 5,95 % Arbeitnehmeranteil und derselbe Arbeitgeberanteil von 5,95 % (2025) auf die rentenversicherungspflichtigen Bezüge oberhalb des Freibetrags von 3.500 CAD bis zur Jahreshöchstgrenze, zuzüglich CPP2 in Höhe von 4 % auf ein Band oberhalb dieser Grenze • Employment Insurance (EI) – die kanadische Arbeitslosenversicherung: ein jährlich festgesetzter Arbeitnehmerbeitrag, wobei der Arbeitgeber das 1,4-Fache des Arbeitnehmeranteils trägt In Québec tritt der Québec Pension Plan (QPP) mit einem höheren Satz an die Stelle des CPP und wird von Revenu Québec verwaltet – daneben stehen die Elternversicherung und der Gesundheitsfonds (Health Services Fund). Das bedeutet zwei Lohnmeldungen statt einer. Die Abführung richtet sich nach den durchschnittlichen monatlichen Einbehalten: vierteljährlich für die kleinsten Arbeitgeber, für die meisten monatlich bis zum 15., für große Arbeitgeber beschleunigt bis zu viermal im Monat. T4-Bescheinigungen an die Arbeitnehmer und die T4 Summary an die CRA sind bis zum letzten Februartag fällig. Mehrere Provinzen erheben zusätzlich Arbeitgeberabgaben zur Gesundheitsversorgung – die EHT in Ontario und British Columbia, die Abgabe in Manitoba, den Health Services Fund in Québec – hinzu kommt die gesetzliche Unfallversicherung (WSIB, CNESST).

Überweist eine kanadische Gesellschaft Geld ins Ausland, greift Part XIII mit einer pauschalen Quellensteuer von 25 % auf Dividenden, Mieten, Lizenzgebühren, Managementvergütungen und nicht fremdübliche Zinsen an Gebietsfremde. Schuldner der Steuer ist der Zahlende, nicht der Empfänger. Ein echter kanadischer Vorteil: Gewöhnliche Zinsen an fremde Dritte im Ausland sind von Part XIII befreit, ausgenommen gewinnabhängige Zinsen (participating debt interest). Drittfinanzierungen verlassen Kanada damit ohne Reibungsverlust. Abkommensentlastung. Dividenden werden üblicherweise auf 5 % ermäßigt, wenn eine Kapitalgesellschaft als Anteilseignerin eine festgelegte Mindestbeteiligung hält, ansonsten auf 15 %; Lizenzgebühren liegen häufig bei 10 % oder sind für bestimmte Kategorien ganz freigestellt. Die Entlastung setzt wirtschaftliche Berechtigung voraus, muss dem Principal Purpose Test des MLI (des mehrseitigen Übereinkommens zur Umsetzung abkommensbezogener Maßnahmen) standhalten und ist vor der Zahlung zu dokumentieren, nicht nachträglich zurückzufordern. Die einbehaltene Steuer ist bis zum 15. des Folgemonats abzuführen; NR4-Bescheinigungen und die zugehörige Summary sind bis zum 31. März fällig. Regulation 105 fügt eine Quellensteuer von 15 % auf Vergütungen für Dienstleistungen hinzu, die ein Gebietsfremder physisch in Kanada erbringt; sie ist nur über die Abgabe einer kanadischen Steuererklärung erstattungsfähig, sofern nicht vorab eine Befreiung (waiver) erwirkt wurde. Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft. Wer als Gebietsfremder über eine kanadische Zweigniederlassung tätig wird, zahlt auf die Gewinne der Betriebsstätte die normale Körperschaftsteuer und darüber hinaus die branch tax nach Part XIV in Höhe von 25 % auf die nicht in Kanada reinvestierten Nachsteuergewinne – ein Spiegelbild der Dividendenquellensteuer, die eine Tochtergesellschaft zu tragen hätte. Abkommen senken sie regelmäßig auf 5 % und stellen häufig die ersten 500.000 CAD frei.

Grenzüberschreitende Unternehmensgruppen treffen drei Beschränkungen, und sie gelten kumulativ. Verrechnungspreise. Section 247 verlangt, dass grenzüberschreitende Geschäfte zwischen nahestehenden Personen fremdüblich bepreist werden. Eine zeitnahe Dokumentation (contemporaneous documentation) muss zum Abgabetermin der T2-Erklärung vorliegen – sechs Monate nach Jahresende – und ist binnen drei Monaten nach einer schriftlichen Aufforderung der CRA vorzulegen. Fehlt sie, greift eine Strafe von 10 % der Korrektur, sobald die Nettokorrekturen den niedrigeren der beiden Beträge 5 Mio. CAD oder 10 % des Bruttoumsatzes übersteigen. Bemessungsgrundlage ist die Korrektur selbst und nicht die Steuer – die Strafe trifft also auch in einem Verlustjahr. Zinsabzug, zwei Tests: 1. Thin capitalisation (Unterkapitalisierungsregel) – Zinsen auf Verbindlichkeiten gegenüber bestimmten Gebietsfremden sind nur bis zu einem Verhältnis von Fremd- zu Eigenkapital von 1,5:1 abzugsfähig; nicht abziehbare Zinsen gelten als verdeckte Gewinnausschüttung und unterliegen Part XIII. 2. EIFEL – die Excessive Interest and Financing Expenses Limitation, also die kanadische Zinsschranke, gilt für Steuerjahre, die am oder nach dem 1. Oktober 2023 beginnen. Sie deckelt die Netto-Zins- und Finanzierungsaufwendungen auf 30 % des bereinigten steuerpflichtigen Einkommens, mit einer Bagatellgrenze und einer Option zur Anwendung der Konzernquote (group ratio). Informationsmeldungen: T106 für Geschäfte mit nahestehenden Gebietsfremden oberhalb von 1 Mio. CAD; T1134 für jede ausländische Beteiligungsgesellschaft, fällig zehn Monate nach Jahresende; T1135, wenn bestimmte ausländische Vermögenswerte mehr als 100.000 CAD gekostet haben. Jede dieser Meldungen ist mit eigenen Sanktionen je Erklärung bewehrt – unabhängig davon, ob überhaupt Steuer geschuldet war.