Firmengründung und Beratungsdienstleistungen in Kanada

Kanada unterhält zwei nebeneinander bestehende Gründungssysteme, und keines ist dem anderen generell überlegen. Die Gründung auf Bundesebene nach dem Canada Business Corporations Act (CBCA) – dem kanadischen Bundesgesellschaftsrecht –, die von der Behörde Corporations Canada abgewickelt wird, verschafft landesweiten Namensschutz: Sobald Ihr Firmenname die Prüfung des Bundes passiert hat, darf niemand sonst in Kanada einen verwechslungsfähigen Firmennamen eintragen lassen. Sie hat zudem Gewicht bei Banken und größeren Geschäftskunden und erlaubt es, den eingetragenen Sitz zwischen Provinzen zu verlegen, ohne die Gesellschaft neu gründen zu müssen. Die Gründung in einer Provinz – nach dem jeweiligen Business Corporations Act von Ontario, British Columbia oder Alberta – schützt den Namen nur innerhalb dieser Provinz, dafür ist der Papierkram schlanker und es fallen weniger laufende Meldungen an. Der praktische Haken: Eine Bundesgründung ist keine Erlaubnis, überall tätig zu werden. Eine CBCA-Gesellschaft muss sich dennoch in jeder Provinz, in der sie tatsächlich Geschäfte betreibt – Räume anmietet, Personal beschäftigt, eine Lizenz hält –, extra-provinziell registrieren lassen. Das bedeutet eine zweite Gebühr, eine zweite eingetragene Anschrift und in manchen Provinzen einen Zustellungsbevollmächtigten vor Ort. Ein Unternehmen, das ausschließlich in Ontario auftritt, gründet daher in aller Regel provinziell; wer landesweit verkauft, gründet auf Bundesebene. Die Online-Anmeldung beim Bund kostet Stand 2025 rund 200 CAD, die wesentlichen Gebühren der Provinzen bewegen sich in vergleichbarer Größenordnung.

Auf drei Provinzen entfällt die ganz überwiegende Mehrheit aller Gründungen durch ausländische Gesellschafter: • Ontario – der größte Markt Kanadas, Heimat Torontos und des Finanzsektors und die natürliche Basis für alles, was in den Großraum Toronto oder über die US-Grenze verkauft wird. Die Anmeldungen laufen über das Ontario Business Registry, das seit 2021 online erreichbar ist. • British Columbia – die Standardwahl für Technologieunternehmen, den Handel mit dem asiatisch-pazifischen Raum und für Gebietsfremde. BC verwendet statt NUANS ein eigenes Name Request-Verfahren und verlangt ein records office, also eine Aktenführungsstelle innerhalb der Provinz, die üblicherweise von einer Anwaltskanzlei unterhalten wird. • Alberta – der niedrigste allgemeine Körperschaftsteuersatz des Landes und überhaupt keine provinzielle Umsatzsteuer, was den Alltag im Einzelhandel und bei Dienstleistern spürbar vereinfacht. Québec ist gangbar, bringt aber französische Sprachpflichten nach der Charte de la langue française mit sich, die Firmennamen, Verträge und Geschäftsunterlagen erfassen. Entscheiden Sie nicht allein nach steuerlichen Gesichtspunkten. Die Körperschaftsteuer der Provinzen folgt dem Ort, an dem das Einkommen erwirtschaftet wird; sie wird anhand von Lohnsumme und Bruttoumsatz je Betriebsstätte aufgeteilt – und nicht danach, wo die Gründungsurkunde ausgestellt wurde.

Diese eine Regel prägt Gründungsentscheidungen ausländischer Unternehmer stärker als jede andere – und sie wird im Netz beharrlich falsch wiedergegeben. Bundesebene (CBCA): Mindestens 25 % der Directors – der Mitglieder des board of directors, also des Verwaltungsorgans – müssen resident Canadians sein. Bei weniger als vier Directors, dem Regelfall in der Gründungsphase, muss mindestens einer diese Voraussetzung erfüllen. Das gilt unverändert auch 2025. Als resident Canadian gilt im Wesentlichen, wer kanadischer Staatsbürger oder Permanent Resident ist und seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Kanada hat. Ontario: kannte dieselbe 25-Prozent-Regel, bis sie zum 5. Juli 2021 aufgehoben wurde. Für Gesellschaften nach ontarischem Recht besteht damit keinerlei Residenzpflicht mehr. British Columbia: hatte nie eine. Ein Director muss lediglich mindestens 18 Jahre alt sein, darf sich nicht in einem nicht abgeschlossenen Insolvenzverfahren befinden und darf nicht gerichtlich für geschäftsunfähig erklärt worden sein. Alberta: hat seine Anforderung 2022 gestrichen. Saskatchewan, Manitoba sowie Neufundland und Labrador verlangen weiterhin in Kanada ansässige Directors. Wenn also sämtliche Directors im Ausland leben werden, gilt: in British Columbia, Alberta oder Ontario provinziell gründen statt auf Bundesebene. Die Alternative wäre, einen ansässigen Nominee-Director zu gewinnen – mit echtem Haftungsrisiko, denn kanadische Directors haften persönlich für nicht abgeführte Lohnabzüge, für GST/HST und für rückständige Löhne.

Corporation (Inc., Ltd., Corp.): die Standardlösung und für nahezu jeden ausländischen Investor die richtige Antwort. Eine eigenständige juristische Person, Haftung begrenzt auf das eingezahlte Kapital, und sie darf vollständig von Gebietsfremden gehalten werden. Ein Gesellschafter und ein Director genügen. Sole proprietorship (Einzelunternehmen): ein eingetragener Geschäftsname, der an eine natürliche Person geknüpft ist. Kein Haftungsschild, und die Einkünfte werden beim Inhaber besteuert – ohne kanadische Steueransässigkeit praktisch nicht nutzbar. General partnership (offene Personengesellschaft): zwei oder mehr Personen, die gemeinsam ein Unternehmen betreiben und jeweils unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haften; sie wird provinziell registriert und nicht als Kapitalgesellschaft gegründet. Limited partnership (LP, Kommanditgesellschaft): die Struktur, nach der Gebietsfremde am häufigsten fragen. Mindestens ein general partner – der Komplementär – haftet unbeschränkt und ist üblicherweise selbst eine Kapitalgesellschaft; daneben stehen limited partners, deren Haftung auf ihre Einlage begrenzt ist. Eine LP ist steuerlich transparent: Sie reicht eine Informationserklärung ein, ist aber selbst kein Steuersubjekt, und die Einkünfte fließen den Gesellschaftern zu. Genau deshalb tauchen kanadische LPs in internationalen Strukturen für Software-, Beratungs- und E-Commerce-Geschäfte ohne kanadische Kunden oder Betriebsstätten auf. Das ist legitim, aber kein steuerfreier Mantel: Eine in Kanada ausgeübte Geschäftstätigkeit wird in Kanada besteuert, und der Wohnsitzstaat jedes einzelnen Gesellschafters wendet zusätzlich seine eigenen Regeln an.

1. Einen Namen wählen – oder eben nicht. Sie können sich einen unterscheidungskräftigen Namen sichern oder eine numbered company akzeptieren, etwa 2856104 Ontario Inc. Das geht sofort, spart die Recherchekosten und ist vollkommen seriös; ein Geschäftsname lässt sich jederzeit später nachschieben. 2. Namensrecherche. Anmeldungen beim Bund sowie in Ontario und Alberta setzen einen NUANS-Report voraus (Newly Upgraded Automated Name Search), der 90 Tage gültig ist und ähnliche Firmennamen sowie Marken auflistet. British Columbia arbeitet stattdessen mit einem Name Request, den ein Prüfer des Registers begutachtet. Ein kanadischer Firmenname besteht aus drei Teilen: einem unterscheidungskräftigen Element, einem beschreibenden Element und einem Rechtsformzusatz wie Inc., Ltd. oder Corp. 3. Articles of incorporation (Gründungssatzung). Sie legen die genehmigte Kapitalstruktur, etwaige Übertragungsbeschränkungen und die Zahl der Directors fest. Die meisten kleinen Gesellschaften genehmigen eine unbegrenzte Zahl von Stammaktien ohne Nennwert. 4. Registered office (eingetragener Sitz). Eine physische Anschrift in der Gründungsprovinz, unter der Schriftstücke zugestellt werden können – ein Postfach genügt nicht. 5. Directors und Gesellschafter. Die Directors erscheinen im öffentlichen Register, die Gesellschafter in aller Regel nicht. Zu führen ist ein register of individuals with significant control, also ein Verzeichnis der natürlichen Personen mit maßgeblicher Kontrolle; Bundesgesellschaften übermitteln diese Angaben zusätzlich an Corporations Canada. 6. Einreichung. Online eingereichte Anmeldungen werden üblicherweise innerhalb eines Werktages genehmigt.

Die Gründung bringt die Gesellschaft zur Welt; handlungsfähig macht sie die Canada Revenue Agency (CRA) – die kanadische Steuerbehörde. Jedes kanadische Unternehmen erhält eine neunstellige Business Number (BN), die Unternehmensnummer, die meist ein bis zwei Tage nach der Eintragung automatisch erzeugt wird. Die BN allein bewirkt nichts. Der eigentliche Betrieb läuft über Programmkonten, die ihr als zweistelliger Buchstabencode zuzüglich einer vierstelligen Referenznummer angehängt werden: • RC – Körperschaftsteuer. Wird für jede Gesellschaft automatisch eröffnet; darunter wird die jährliche T2-Erklärung eingereicht. • RT – GST/HST. Erforderlich, sobald Sie sich umsatzsteuerlich registrieren. • RP – Lohnabzüge. Erforderlich, bevor Ihr erster kanadischer Arbeitnehmer entlohnt wird; darüber werden Lohnsteuer, Canada Pension Plan (CPP – die kanadische Rentenversicherung) und Employment Insurance (EI – die Arbeitslosenversicherung) abgeführt. • RM – Import/Export. Erforderlich, um Waren bei der Canada Border Services Agency, der kanadischen Grenzschutz- und Zollbehörde, abzufertigen. Ein und dieselbe Gesellschaft kann somit gleichzeitig 123456789 RC0001, RT0001 und RP0001 führen; die Eröffnung der Konten ist kostenfrei. Gebietsfremde Directors laufen beim Anruf bei der CRA regelmäßig gegen eine Wand der Identitätsprüfung, weil deren Sicherheitsfragen eine kanadische Steuerhistorie voraussetzen. Wer vorab einen autorisierten Vertreter bestellt, erspart sich erheblichen Ärger.

Die bundesweite Goods and Services Tax (GST), die kanadische Mehrwertsteuer, beträgt 5 %. In den teilnehmenden Provinzen wird sie mit dem provinziellen Anteil zu einer einzigen Harmonised Sales Tax (HST) verschmolzen – Stand 2025 13 % in Ontario und 14 bis 15 % in den teilnehmenden Atlantikprovinzen – und von der CRA erhoben und verwaltet. Registrierungspflicht entsteht, sobald die weltweiten steuerbaren Umsätze über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale 30.000 CAD übersteigen; das ist die Schwelle des small supplier, also des Kleinunternehmers. Darunter ist die Registrierung freiwillig – und die freiwillige Registrierung ist meist die richtige Entscheidung, denn wer registriert ist, holt sich die auf eigene Eingangsleistungen gezahlte Steuer als input tax credits (Vorsteuerabzug) zurück, während ein nicht registriertes Unternehmen sie als reinen Kostenfaktor schluckt. Wer Ware importiert, Ausrüstung kauft oder kanadische Beraterhonorare zahlt, registriert sich vom ersten Tag an. Für gebietsfremde Anbieter digitaler Produkte und für Plattformbetreiber besteht seit Juli 2021 ein vereinfachtes Regime. Die Umsatzsteuern der Provinzen erfordern außerhalb der HST-Provinzen eine gesonderte Registrierung: • British Columbia – PST in Höhe von 7 % • Saskatchewan – PST in Höhe von 6 % • Manitoba – RST in Höhe von 7 % • Québec – QST in Höhe von 9,975 %, verwaltet von Revenu Québec, der Steuerverwaltung der Provinz Québec • Alberta und die drei Territorien – keine provinzielle Umsatzsteuer

Der allgemeine Bundessatz liegt bei 15 %: 38 % Grundsatz abzüglich des zehnprozentigen Bundesabschlags (federal abatement) und der dreizehnprozentigen allgemeinen Satzermäßigung (general rate reduction). Jede Provinz schlägt ihren eigenen Satz obendrauf, weshalb die Gesamtbelastung von Provinz zu Provinz erheblich schwankt – Stand 2025 von rund 23 % in Alberta bis etwa 31 % auf Prince Edward Island, mit Ontario und Québec nahe 26,5 % und British Columbia bei etwa 27 %. Einen einheitlichen kanadischen Körperschaftsteuersatz gibt es nicht. Und nun der Punkt, der nahezu jeden ausländischen Investor kalt erwischt. Der viel gerühmte small business deduction – der Kleinunternehmerabzug, der den Bundessatz auf den ersten 500.000 CAD aktiver Unternehmensgewinne auf 9 % senkt – steht ausschließlich einer Canadian-Controlled Private Corporation (CCPC) offen, also einer kanadisch beherrschten Privatgesellschaft: einer in Kanada ansässigen, nicht börsennotierten Gesellschaft, die weder unmittelbar noch mittelbar von Gebietsfremden oder von börsennotierten Gesellschaften beherrscht wird. Eine Gesellschaft, die vollständig einer ausländischen natürlichen Person oder einer ausländischen Muttergesellschaft gehört, ist folglich keine CCPC. Sie zahlt vom ersten Gewinneuro an den vollen allgemeinen Satz und verliert zugleich die erhöhte erstattungsfähige Forschungszulage SR&ED (Scientific Research and Experimental Development – die kanadische Förderung von Forschung und Entwicklung). Auf Dividenden an gebietsfremde Gesellschafter fällt eine Quellensteuer von 25 % an, die sich nach einem Doppelbesteuerungsabkommen häufig auf 5 % oder 15 % ermäßigt.

Das Bankkonto ist der schwierigste Teil. Nach den Geldwäschevorschriften von FINTRAC – der kanadischen Financial Transactions and Reports Analysis Centre, also der Meldestelle für Finanztransaktionen – müssen kanadische Banken Identität und wirtschaftlich Berechtigte überprüfen. In der Praxis erwarten RBC, TD, Scotiabank, BMO und CIBC, dass mindestens ein zeichnungsberechtigter Vertreter persönlich in einer Filiale erscheint, und zwar mit Originalausweisen, der Gründungsurkunde, der Satzung und dem Verzeichnis der Directors. Rechnen Sie mit mehreren Wochen und mit Absagen von Filialen, die mit Auslandsfällen nicht vertraut sind; ein Firmenkundenzentrum führt deutlich schneller zum Ziel als eine Privatkundenfiliale. Die jährlichen Pflichten sind überschaubar, aber unnachsichtig: 1. Eine annual return an Corporations Canada oder an das Register der Provinz – eine reine Bestandsmeldung, keine Steuererklärung. Wer sie dauerhaft versäumt, riskiert die Auflösung der Gesellschaft. 2. Eine T2-Körperschaftsteuererklärung binnen sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, selbst bei ruhendem Geschäftsbetrieb. Fällige Steuer ist bereits zwei Monate nach Jahresende zu zahlen. 3. GST/HST- und Lohnsteuermeldungen in den jeweils zugewiesenen Rhythmen. 4. Protokollbuch (minute book), Aktienregister und Verzeichnis der Personen mit maßgeblicher Kontrolle sind laufend aktuell zu halten. Eine Gründung verschafft kein Aufenthaltsrecht. Eine kanadische Gesellschaft darf unbefristet aus dem Ausland gehalten und geleitet werden, doch wer für sie in Kanada arbeiten will, braucht eine Arbeitserlaubnis – das Start-up Visa Program, konzerninterne Entsendungen und die Unternehmerprogramme der Provinzen folgen jeweils vollkommen eigenen Kriterien.