Polen verbindet einen großen Binnenmarkt, ein tiefes Reservoir an Ingenieuren und IT-Fachkräften und eine der am stärksten digitalisierten Steuerverwaltungen Europas. Gerade der letzte Punkt prägt die tägliche Buchhaltungspraxis: Die Finanzverwaltung erhält monatlich Daten auf Einzelbelegebene, gleicht sie automatisiert ab und erwartet zunehmend, dass Rechnungen über eine staatliche Plattform ausgestellt werden. Die materiellen Regeln sind dabei keineswegs übermäßig streng – der Regelsatz der Körperschaftsteuer liegt bei 19 %, für kleinere Gesellschaften gilt ein Satz von 9 %, und ein Regime estnischer Prägung besteuert nichts, solange der Gewinn im Unternehmen bleibt. Unnachgiebig ist jedoch die Melde- und Dokumentationsdisziplin, und sie beginnt mit der ersten Rechnung, nicht erst zum Jahresabschluss.
1.Das Rechnungslegungsgesetz: Volle Bücher oder vereinfachte Aufzeichnungen
Die polnische Rechnungslegung richtet sich nach dem Rechnungslegungsgesetz (Ustawa o rachunkowości) vom 29. September 1994, ergänzt um nationale Rechnungslegungsstandards und – für börsennotierte Gruppen sowie bestimmte Tochtergesellschaften von IFRS-Anwendern – um die in der EU übernommenen IFRS. Das Gesetz ist ausgesprochen detailliert: Es regelt den Inhalt der Bücher, die Bewertungsvorschriften, die Gliederung des Jahresabschlusses und dessen Unterzeichnung.
Wer zur vollen doppelten Buchführung verpflichtet ist:
• Jede Kapitalgesellschaft – die sp. z o.o. (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die spółka akcyjna (S.A.) (Aktiengesellschaft) und die prosta spółka akcyjna (einfache Aktiengesellschaft) – ab dem ersten Tag, unabhängig vom Umsatz
• Kommanditgesellschaften (spółka komandytowa) und Kommanditgesellschaften auf Aktien
• Natürliche Personen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und offene Handelsgesellschaften natürlicher Personen, sobald der Nettoumsatz des Vorjahres die gesetzliche Schwelle überschreitet – Stand 2025 2,5 Mio. EUR, angehoben von zuvor 2 Mio. EUR, umgerechnet in złoty zum Durchschnittskurs der Polnischen Nationalbank am ersten Werktag des Oktober des Vorjahres
• Zweigniederlassungen und Repräsentanzen ausländischer Unternehmen
Vereinfachte Aufzeichnungen bleiben unterhalb dieser Grenze zulässig: das podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR), ein steuerliches Einnahmen-Ausgaben-Buch, oder das deutlich einfachere Register jener Steuerpflichtigen, die den pauschalen ryczałt auf den erfassten Umsatz wählen.
Was volle Bücher praktisch bedeuten: eine schriftliche Bilanzierungsrichtlinie (polityka rachunkowości) mit Kontenplan, Bewertungsmethoden und eingesetzter Software; Bücher in polnischer Sprache und in złoty; eine körperliche Inventur zum Bilanzstichtag; sowie die Aufbewahrung von Büchern, Belegen und festgestellten Jahresabschlüssen für mindestens fünf Jahre ab Beginn des auf das Geschäftsjahr folgenden Jahres.
Nichts davon ist eine Formalie. Lassen die Aufzeichnungen keine verlässliche Ermittlung des Einkommens zu, kann die Finanzbehörde die Bemessungsgrundlage schätzen.
2.Körperschaftsteuer: 19 %, der Satz von 9 % und die Mindeststeuer
Die polnische Körperschaftsteuer – CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) erfasst ansässige Gesellschaften mit ihrem Welteinkommen und Nichtansässige mit ihren polnischen Einkünften. Das Einkommen wird zwei Körben zugeordnet, die nicht miteinander verrechnet werden dürfen: Kapitaleinkünfte (zyski kapitałowe) und alle übrigen Einkünfte aus der operativen Geschäftstätigkeit.
Die Sätze:
• 19 % – der Regelsatz, der für beide Körbe gilt
• 9 % – ein ermäßigter Satz für kleine Steuerpflichtige und für Gesellschaften im ersten Steuerjahr
Der Satz von 9 % ist enger gefasst, als es zunächst scheint. Er gilt ausschließlich für den operativen Korb und niemals für Kapitaleinkünfte: Vereinnahmte Dividenden, Anteilsveräußerungen und vergleichbare Erträge bleiben bei 19 %, wie klein die Gesellschaft auch sein mag. Als kleiner Steuerpflichtiger gilt, wessen Bruttoumsatzerlöse des Vorjahres einschließlich VAT 2 Mio. EUR nicht überschritten haben – rund 8,6 Mio. PLN, wobei der Euro-Betrag jedes Jahr im Oktober neu umgerechnet wird und der złoty-Wert sich damit jährlich verschiebt. Zusätzlich müssen die Umsätze des laufenden Jahres ohne VAT unter derselben Euro-Grenze bleiben. Gesellschaften, die aus bestimmten Umwandlungsvorgängen hervorgegangen sind, sind in den ersten zwei Jahren vom ermäßigten Satz ausgeschlossen.
Vorauszahlungen und Steuerjahr. CIT-Vorauszahlungen sind monatlich bis zum 20. des Folgemonats zu leisten, eine Monatserklärung entfällt. Kleine Steuerpflichtige und Gesellschaften im ersten Jahr können quartalsweise zahlen, etablierte Steuerpflichtige können vereinfachte Vorauszahlungen auf Basis des vor zwei Jahren erklärten Einkommens wählen. Das Jahr wird mit der jährlichen CIT-8 abgerechnet.
Mindeststeuer. 2022 eingeführt, für zwei Jahre ausgesetzt und seit 2024 wirksam, zielt sie auf Gesellschaften mit operativem Verlust oder einer operativen Rendite von höchstens 2 %. Erhoben werden 10 % einer besonderen Bemessungsgrundlage aus Umsatz, überhöhten Fremdfinanzierungskosten und immateriellen Leistungen verbundener Unternehmen; eine vereinfachte Alternativgrundlage steht zur Wahl. Ausgenommen sind unter anderem Gesellschaften in den ersten drei Steuerjahren, kleine Steuerpflichtige und Unternehmen mit einem Umsatzrückgang von mindestens 30 %.
3.Estnische CIT: Besteuerung erst bei Gewinnausschüttung
Die Estnische CIT (ryczałt od dochodów spółek) ist die folgenreichste Wahl im polnischen Steuerrecht für eine Gesellschaft, die reinvestieren will. Unter diesem Regime wird der Gewinn nicht besteuert, solange er im Unternehmen verbleibt. Eine Steuerschuld entsteht erst, wenn Werte abfließen: bei einer Dividende, bei verdeckten Gewinnen (ukryte zyski) wie einem Gesellschafterdarlehen oder einer überhöhten Verrechnung mit nahestehenden Personen sowie bei betriebsfremden Aufwendungen.
Die Sätze und die tatsächliche Belastung:
• 10 % des ausgeschütteten Gewinns für kleine Steuerpflichtige und Gesellschaften im ersten Tätigkeitsjahr
• 20 % für alle übrigen
• Bei der Ausschüttung zahlt der Gesellschafter 19 % PIT, kann davon jedoch 90 % der Steuer auf Gesellschaftsebene (kleine Steuerpflichtige) beziehungsweise 70 % (übrige) abziehen
Die Gesamtbelastung sinkt damit auf rund 20 % beziehungsweise 25 % gegenüber 26,29 % und 34,39 % bei klassischer Besteuerung. Wichtiger als der Satz ist meist der Stundungseffekt: Mittel, die sonst an das Finanzamt geflossen wären, finanzieren stattdessen Warenbestand, Ausrüstung und Personal. Genau deshalb passt das Regime zu reinvestierenden Wachstumsunternehmen und weniger zu Gesellschaften, die jedes Jahr alles ausschütten.
Voraussetzungen, die durchgehend erfüllt sein müssen:
1. Zulässige Rechtsform – sp. z o.o., S.A., prosta spółka akcyjna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna oder eine spółka jawna (offene Handelsgesellschaft), deren Gesellschafter ausschließlich natürliche Personen sind
2. Gesellschafter sind ausschließlich natürliche Personen, ohne Rechte über Trusts oder Stiftungen
3. Die Gesellschaft hält keine Anteile oder Beteiligungen an anderen Rechtsträgern
4. Weniger als 50 % der Erlöse sind passiv – Zinsen, Lizenzgebühren, Forderungen, Finanzinstrumente
5. Mindestens drei Beschäftigte außerhalb des Gesellschafterkreises, in Arbeitsverhältnissen von mindestens 300 Tagen im Jahr oder in zivilrechtlichen Verträgen mit einer Lohnsumme von mindestens drei Durchschnittsgehältern, die PIT und ZUS unterliegen; neue Gesellschaften bauen diese Anforderung über vier Jahre auf
6. Der Abschluss wird nicht nach IFRS aufgestellt
Die Option wird mit dem Formular ZAW-RD vor Beginn des gewählten Steuerjahres ausgeübt und läuft in verlängerbaren Vierjahreszyklen; beim Eintritt ist eine Eingangskorrektur (korekta wstępna) zur Abstimmung von Handels- und Steuerergebnis abzurechnen.
4.IP Box und Forschungszulage für Technologieunternehmen
IP Box. Einkünfte aus qualifiziertem geistigem Eigentum, das der Steuerpflichtige durch eigene Forschung und Entwicklung geschaffen, weiterentwickelt oder verbessert hat, werden mit 5 % besteuert. Zu den qualifizierten Rechten zählen Patente, Gebrauchsmuster, Geschmacksmuster, Rechte an Topografien integrierter Schaltkreise, ergänzende Schutzzertifikate, Sortenschutzrechte und – der Grund, weshalb die meisten polnischen Softwarehäuser die Begünstigung nutzen – das Urheberrecht an Computerprogrammen.
Über die Anwendbarkeit entscheiden in der Praxis zwei Punkte:
• Der Nexus-Faktor koppelt den Vorteil an die eigenen F-und-E-Aufwendungen; der Zukauf fertiger Schutzrechte oder die Vergabe von Forschungsaufträgen an verbundene Unternehmen verwässert ihn
• Gesonderte Aufzeichnungen müssen Erlöse, Kosten und Einkünfte je qualifiziertem Recht abgrenzen und laufend geführt werden. Eine nachträgliche Rekonstruktion nach Jahresende hat Steuerpflichtige in Streitverfahren wiederholt die Begünstigung gekostet
Der Satz von 5 % wird in der Jahreserklärung geltend gemacht, nicht bei den monatlichen Vorauszahlungen; der Liquiditätsvorteil tritt also erst nach Abgabe ein.
Die Forschungszulage (ulga B+R) wirkt auf einer anderen Ebene: Begünstigte Kosten, die bereits als Betriebsausgaben erfasst sind, werden ein zweites Mal von der Bemessungsgrundlage abgezogen. Der Abzug beträgt 100 % der meisten begünstigten Kosten und 200 % der F-und-E-Personalkosten; akkreditierte Forschungs- und Entwicklungszentren erhalten 200 % über ein breiteres Kostenspektrum. Begünstigt sind Löhne samt Arbeitgeberanteil zur ZUS aus Arbeits- und zivilrechtlichen Verträgen, Material und Rohstoffe, Gutachten, Spezialausrüstung sowie Abschreibungen auf Forschungsanlagen.
Seit 2022 lassen sich beide Instrumente kombinieren: B+R-Abzüge können gegen Einkünfte verrechnet werden, die der IP Box unterliegen – die frühere Entweder-oder-Entscheidung ist entfallen. Polen legt weitere Anreize darüber: Prototypenzulage, Robotisierungszulage und Expansionszulage für Markteintrittskosten. Sie lassen sich kumulieren, solange dieselben Kosten nicht doppelt abgezogen werden.
5.Umsatzsteuer: Sätze, Registrierung und grenzüberschreitender Handel
Die polnische Umsatzsteuer (VAT, podatek od towarów i usług) folgt der EU-Richtlinie. Der Regelsatz beträgt 23 %, daneben gelten 8 % (Wohnungsbau im Rahmen des Förderprogramms, Personenbeförderung, Restaurationsleistungen, bestimmte medizinische Güter), 5 % (Grundnahrungsmittel, Bücher, Zeitschriften) und 0 % für Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen.
Registrierung. Die subjektive Befreiung (zwolnienie podmiotowe) gilt unterhalb eines Jahresumsatzes von 200.000 PLN, im ersten Jahr zeitanteilig; viele Unternehmen registrieren sich dennoch freiwillig, um die Vorsteuer aus den Gründungskosten zu ziehen. Die Registrierung erfolgt mit dem Formular VAT-R. Bestimmte Tätigkeiten – Rechts- und Beratungsleistungen, Schmuck, bestimmte Fernverkäufe – sind von der Befreiung generell ausgeschlossen. Ein ausländisches Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen hat in der Regel keine Schwelle: Es registriert sich vor dem ersten steuerbaren Umsatz.
VAT-UE. Der innergemeinschaftliche Handel erfordert eine gesonderte Registrierung als EU-Umsatzsteuerpflichtiger, die der NIP-Nummer das Präfix PL voranstellt und einen Eintrag in der VIES-Datenbank bewirkt. Erst dann darf ein Lieferant 0 % auf eine innergemeinschaftliche Lieferung (WDT) anwenden – und auch nur gegen gültige USt-IdNr. des Erwerbers, Transportnachweis und korrekte Angabe in der Zusammenfassenden Meldung (informacja podsumowująca VAT-UE).
Mechanik, auf die es ankommt:
• Innergemeinschaftliche Erwerbe (WNT) und Leistungsimporte werden im Reverse-Charge-Verfahren selbst berechnet, Umsatz- und Vorsteuer werden in derselben Periode gemeldet
• Das inländische Reverse-Charge besteht nur noch in engen Ausnahmefällen; sensible Inlandsgüter laufen stattdessen über das Split Payment
• Das OSS-Verfahren erlaubt es, grenzüberschreitende B2C-Fernverkäufe in einer einzigen quartalsweisen polnischen Erklärung anzumelden, sobald die EU-weite Schwelle von 10.000 EUR überschritten ist, statt sich in jedem Mitgliedstaat zu registrieren
• Erklärungen sind monatlich abzugeben, für kleine Steuerpflichtige nach zwölf Monaten Registrierung quartalsweise, jeweils bis zum 25. des Folgemonats
6.Der digitale Compliance-Stack: JPK_V7, biała lista, Split Payment und KSeF
Die polnische Compliance definiert sich weniger über Formulare als über die Dateien, die ein Unternehmen übermittelt – und die Verwaltung gleicht sie automatisiert ab.
JPK_V7. Seit Oktober 2020 bilden Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteueraufzeichnungen eine einzige XML-Datei: JPK_V7M monatlich oder JPK_V7K bei quartalsweiser Abrechnung mit monatlichem Aufzeichnungsteil. Sie ist bis zum 25. einzureichen und enthält Angaben auf Transaktionsebene, darunter die GTU-Codes 01 bis 13 für sensible Waren und Dienstleistungen sowie Verfahrenskennzeichen für Geschäfte mit verbundenen Unternehmen, Fernverkäufe und Split Payment. Nicht korrigierte Fehler im Aufzeichnungsteil können mit 500 PLN je Fehler sanktioniert werden.
Weitere SAF-T-Strukturen. Die Prüfer können auf Anforderung Buchhaltungsstrukturen (JPK_KR), Anlagenverzeichnisse und Kontoauszüge verlangen. Ab 2025 müssen die größten CIT-Pflichtigen zusätzlich jährlich strukturierte Bücher übermitteln (JPK_CIT); die übrigen Steuerpflichtigen folgen stufenweise in den beiden Folgejahren.
Biała lista. Die weiße Liste ist ein öffentliches Register der VAT-Pflichtigen und ihrer gemeldeten Bankkonten. Eine Zahlung von 15.000 PLN oder mehr auf ein Konto, das am Zahlungstag nicht in der Liste steht, kostet den Erwerber den Betriebsausgabenabzug und begründet die gesamtschuldnerische Haftung für die VAT des Lieferanten – es sei denn, innerhalb von sieben Tagen wird eine Meldung ZAW-NR abgegeben. Die Kontoprüfung am Zahlungstag gehört heute zur Routinekontrolle.
Split Payment (mechanizm podzielonej płatności). Verpflichtend, wenn eine Rechnung 15.000 PLN brutto übersteigt und Waren oder Leistungen der Anlage 15 zum Umsatzsteuergesetz betrifft – Elektronik, Stahl, Bauleistungen, Kraftstoffe, Kfz-Teile. Der VAT-Anteil fließt auf ein gebundenes VAT-Konto, das im Wesentlichen für Steuern und ZUS-Beiträge verwendet werden darf; die Freigabe von Mitteln bedarf der Zustimmung des Finanzamts. Solche Rechnungen müssen den Vermerk mechanizm podzielonej płatności tragen.
KSeF. Das Krajowy System e-Faktur stellt strukturierte Rechnungen über eine zentrale staatliche Plattform aus und vergibt für jede eine amtliche Nummer sowie einen Zeitstempel. Die Nutzung ist seit 2022 freiwillig, die Einführung der Pflicht erfolgt stufenweise, beginnend mit den größten Steuerpflichtigen; sie wurde mehrfach verschoben. Sinnvoll ist deshalb, Stammdaten und ERP-Schnittstelle frühzeitig vorzubereiten, statt auf ein einzelnes Datum hin zu planen.
7.Lohnabrechnung: ZUS, PIT-Vorauszahlungen, PPK und Vorstandsmitglieder
Bei der ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), der polnischen Sozialversicherungsanstalt, liegen die eigentlichen Kosten einer Beschäftigung in Polen. Die Beiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt und auf das Bruttogehalt berechnet.
Arbeitgeberbeiträge, in Prozent des Bruttolohns:
• Rentenversicherung (emerytalne) 9,76 %
• Erwerbsminderungsversicherung (rentowe) 6,50 %
• Unfallversicherung (wypadkowe) 0,67 % bis 3,33 %, für Bürotätigkeiten üblicherweise rund 1,67 %
• Arbeitsfonds und Fonds für garantierte Arbeitnehmerleistungen, zusammen etwa 2,55 %
Die Arbeitgeberbeiträge schlagen damit mit rund 20,5 % auf das Bruttogehalt auf: Ein Bruttogehalt von 10.000 PLN kostet die Gesellschaft monatlich etwa 12.050 PLN, noch ohne Zusatzleistungen.
Die Arbeitnehmerbeiträge von 13,71 % – Rentenversicherung 9,76 %, Erwerbsminderungsversicherung 1,50 %, Krankengeldversicherung 2,45 % – behält der Arbeitgeber ein, ebenso 9 % Krankenversicherung auf die reduzierte Bemessungsgrundlage, die steuerlich nicht abzugsfähig ist. Renten- und Erwerbsminderungsbeiträge entfallen für den Rest des Jahres, sobald die Bemessungsgrundlage das Dreißigfache des prognostizierten Durchschnittsmonatsgehalts erreicht.
PIT. Der Arbeitgeber behält Vorauszahlungen von 12 % bis zu einem zu versteuernden Einkommen von 120.000 PLN und darüber 32 % ein und berücksichtigt den Freibetrag von 30.000 PLN, sofern der Arbeitnehmer ein PIT-2 eingereicht hat. Die Vorauszahlungen sind bis zum 20. des Folgemonats abzuführen; PIT-4R wird jährlich eingereicht, PIT-11 ist jedem Arbeitnehmer bis Ende Januar auszuhändigen.
PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe). In diese betrieblichen Kapitalpläne werden Arbeitnehmer automatisch einbezogen, mit einem Grundbeitrag von 1,5 % des Arbeitgebers und 2 % des Arbeitnehmers, jeweils mit freiwilligen Zusatzbeiträgen. Arbeitnehmer können sich schriftlich abmelden, sind aber alle vier Jahre erneut einzubeziehen.
Vorstandsmitglieder. Ein Mitglied des Vorstands (zarząd), das auf Grundlage eines Bestellungsbeschlusses der Gesellschafter (powołanie) tätig ist, unterliegt der Sozialversicherung überhaupt nicht: Die Vergütung wird nach dem PIT-Tarif besteuert und trägt lediglich den Krankenversicherungsbeitrag von 9 %. Das ist spürbar günstiger als ein Arbeitsvertrag – und spürbar weniger geschützt, ohne Kündigungsfrist, Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
8.Quellensteuer, Doppelbesteuerungsabkommen und Verrechnungspreise
Quellensteuer (podatek u źródła). Zahlungen aus Polen an Nichtansässige werden an der Quelle besteuert: 19 % auf Dividenden und 20 % auf Zinsen, Lizenzgebühren und bestimmte immaterielle Leistungen, sofern nicht eine Richtlinie oder ein Abkommen den Satz senkt.
EU-rechtliche Befreiungen:
• Die Mutter-Tochter-Richtlinie befreit Dividenden, wenn eine Mutter aus der EU oder dem EWR mindestens 10 % an der polnischen zahlenden Gesellschaft ununterbrochen zwei Jahre hält – die Frist darf auch nach der Zahlung vollendet werden
• Die Zins- und Lizenzgebühren-Richtlinie befreit Zinsen und Lizenzgebühren zwischen verbundenen Unternehmen bei einer unmittelbaren Beteiligung von 25 %, die zwei Jahre gehalten wird
Was jede Begünstigung stets voraussetzt: eine gültige Ansässigkeitsbescheinigung (certyfikat rezydencji), die Bestätigung, dass der Empfänger Nutzungsberechtigter und nicht von der Besteuerung seines Welteinkommens befreit ist, sowie eine dokumentierte Sorgfaltsprüfung durch den Zahlenden. Polen unterhält Doppelbesteuerungsabkommen mit rund neunzig Staaten; das Abkommen zwischen Polen und der Türkei begrenzt die Quellensteuer auf Dividenden beispielsweise in der Regel auf 10 % bei einer Beteiligung von 25 % und sonst auf 15 %, Zinsen und Lizenzgebühren auf 10 %.
Pay and Refund. Übersteigen passive Zahlungen an einen einzelnen verbundenen Nichtansässigen 2 Mio. PLN im Steuerjahr, ist auf den übersteigenden Teil zunächst der volle inländische Satz einzubehalten und anschließend die Erstattung zu beantragen – es sei denn, der Vorstand gibt eine Erklärung WH-OSC über das Vorliegen der Begünstigungsvoraussetzungen ab oder die Gesellschaft erwirkt vorab eine Auskunft über die Anwendung der Präferenz, gültig 36 Monate.
Verrechnungspreise. Ein Local File ist erforderlich, wenn eine gleichartige konzerninterne Transaktion 10 Mio. PLN bei Waren oder Finanzierungen und 2 Mio. PLN bei Dienstleistungen und sonstigen Geschäften übersteigt – bei Geschäftspartnern in Steueroasen gelten wesentlich niedrigere Schwellen – und muss eine Benchmarking-Analyse enthalten. Ein Master File ist erforderlich, wenn der konsolidierte Konzernumsatz 200 Mio. PLN übersteigt. Das Informationsformular TPR wird elektronisch eingereicht: das Local File bis zum Ende des zehnten Monats nach Jahresende, das TPR bis zum Ende des elften.
9.Der Jahreszyklus: CIT-8, Jahresabschluss, KRS und Abschlussprüfung
CIT-8. Die jährliche Körperschaftsteuererklärung ist elektronisch bis zum Ende des dritten Monats nach Ablauf des Steuerjahres einzureichen – bei Kalenderjahr also bis zum 31. März – und die Abschlusszahlung ist zeitgleich zu leisten. Anlagen betreffen IP Box, die Forschungszulage und die Mindeststeuer. Gesellschaften im estnischen Regime reichen stattdessen CIT-8E ein.
Jahresabschluss. Das Rechnungslegungsgesetz gibt eine feste Abfolge vor:
1. Der Abschluss wird innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag aufgestellt, im strukturierten logischen XML-Format des Finanzministeriums
2. Er wird elektronisch unterzeichnet von der mit der Buchführung betrauten Person und von allen Mitgliedern des Vorstands, mittels qualifizierter elektronischer Signatur, profil zaufany (vertrauenswürdiges Profil) oder persönlicher Signatur; alternativ unterzeichnet ein Vorstandsmitglied und die übrigen erklären, dass der Abschluss den Anforderungen des Gesetzes entspricht
3. Die Gesellschafter stellen ihn fest innerhalb von sechs Monaten nach Jahresende
4. Er wird binnen 15 Tagen nach der Feststellung an das KRS-Repositorium der Finanzdokumente übermittelt, von wo er an die Finanzverwaltung weitergeleitet und kostenfrei veröffentlicht wird
Abschlussprüfung. Eine gesetzliche Prüfung durch einen biegły rewident (Wirtschaftsprüfer) ist für jede spółka akcyjna vorgeschrieben sowie für andere Gesellschaften, die im Vorjahr zwei von drei Schwellen überschritten haben: durchschnittlich 50 Vollzeitbeschäftigte sowie Bilanzsumme und Nettoumsatz, deren Schwellen in Euro festgelegt und zum Bilanzstichtag umgerechnet werden. Diese Euro-Beträge wurden mit Wirkung ab 2025 angehoben, weshalb der Test für jedes Geschäftsjahr neu durchzuführen ist. Der Prüfer wird von dem in der Satzung bestimmten Organ gewählt, nicht vom Vorstand.
Wer die Arbeit macht. Die Buchführung ist in Polen dereguliert: Ein biuro rachunkowe (Buchhaltungsbüro) benötigt keine staatliche Zulassung, muss aber eine Pflichthaftpflichtversicherung unterhalten und die Geldwäschepflichten erfüllen, während Steuerberatung (doradca podatkowy) und Abschlussprüfung reglementierte Berufe bleiben. Jedes Vorstandsmitglied sollte über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen: Ohne sie kann die Gesellschaft ihren Abschluss nicht unterzeichnen, nicht beim KRS einreichen und keine Berechtigungen im KSeF erteilen.